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遠程工作,如何高效?
2020-09-09 09:10:30 | 遠程工作 , 團隊協作 , 工作模式
領導擔心員工沒有全身心投入工作或工作完成效果差,員工抱怨溝通效率低、即使在非工作時間也頻繁接到工作指令,比在單位上班更累??

文/張月強

關鍵詞:遠程工作  共享服務平臺  團隊協作  人力資源共享服務  工作模式

隨著移動互聯網的深入發展,遠程工作的表現形式越來越多樣化,有些人會在大部分時間在家里遠程工作,而選擇某一固定時間前往辦公室處理常規事項,或臨時去某地處理必要事項。遠程工作還有另外一種形式是共享工作空間,如創業工場、創業大街、孵化器或咖啡空間、社區圖書館等。企業和員工都可以從靈活的辦公位置中獲益。

遠程工作的窘境

2020年春節以來,突如其來的新冠肺炎疫情導致假期不斷延長,許多企業均選擇了不同程度的遠程工作。有些企業如常運作、井然有序甚至效率更高,也有不少企業卻從最初的新鮮感陷入了效率低下甚至“雞飛狗跳”的窘境:領導擔心員工沒有全身心投入工作或工作完成效果差;員工抱怨溝通效率低,即使在非工作時間也頻繁接到工作指令、長時間視頻會議等,比在單位上班更累??

遠程工作為何未達到理想狀態?

究竟是什么原因導致之前向往的遠程工作在真正實踐后卻水土不服甚至效率低下?

1. 業務運作模式與遠程工作不匹配

有些工種或工作是生產型或者項目現場型的,例如現場維修、工程施工、物流配送、現場客戶服務、零售服務,以及提供企業外包服務、現場解決方案研討、現場培訓等。這些工種需要與客戶或用戶現場直接接觸,無法完全用遠程方式替代。

2. 領導者觀念轉變不到位

目前大部分企業的工作安排仍然是自上而下的計劃、命令、傳達、監督、執行、檢驗模式,領導“事必躬親”,并沒有充分授權的觀念,因此員工也無法做到自動自發、各司其職的自驅工作。往??繉訉颖O督模式指派和推行工作,疫情期間突然轉換為遠程工作,員工自然不知道該如何開展工作,加上企業無法有效監督,只能聽之任之。

另外,管理者也需要打破遠程工作中員工永遠在線的誤區。遠程工作的優勢是員工可以自由制定自己的時間表,而不是生活節奏被打亂,工作必須7×24小時待命。企業也不應該讓遠程工作的員工不停地工作而損害身心健康或者失去對工作的熱情。因此,管理者需要改變工作的隨意性,把握好節奏,合理下達工作指令,并做好充分授權,信任員工并做好相應的跟蹤和支持。

3. 管理層和員工沒有達成目標

很多企業都采用KPI考核來評價各級管理者和員工的工作,而疫情期間,KPI事后評價屬性的滯后性使不少企業暴露出工作目標不明確、管理者與員工沒有達成目標共識、目標執行無跟蹤反饋等現象。以前,領導習慣面對面發號施令,隨時隨地安排任務并監督執行,而員工習慣于“等靠要”,沒有自主工作習慣,必然陷入混亂和無序的狀態。

4. 管理和作業流程無法有效支撐高效協作

遠程工作需要強大的IT基礎設施,目前不少企業在VPN、視頻會議、電話會議、云盤、辦公協作、在線審批、訂單處理、呼叫中心、共享服務平臺等方面配置并不完善。協作流程仍然需要繁瑣的線下審批,雖然我國目前實施了《電子簽名法》,但不少企業的觀念、流程和技術并不支持?;ヂ摼W和云計算技術的發展,要求企業能夠實現隨時隨地全天候的管理和作業流程,更要依賴強大的IT基礎設施支撐,保障線上線下運營不脫節,線上流程更高效。

5. 員工家庭環境干擾因素過多

本次疫情期間的遠程工作與普通意義上的遠程工作具有較大差異。為了隔離需要,家庭成員全部在家,無法完全規避家人及環境產生的干擾因素,即便保證了隨時在線,多數人仍然無法確保毫無干擾地完成工作,從而影響了實際的工作效率。

如何更好地遠程工作?

借鑒成熟企業的實踐,結合當下的發展和未來趨勢,我們需要清醒地認識到以下幾個重要方面,并以此為基礎做好相應的規劃,以適應新時期的工作協作方式。

1. 遠程是未來工作的必然趨勢

隨著人工智能技術的普及,越來越多的工種會被人工智能或機器人替代,人工智能的24小時隨時在線能夠將很多基礎性工作接替,越來越多的員工只進行知識型工作或線上協作。同時,大量中國企業全球化發展愈加廣泛深入,經營管理范圍拓展到全球,需要多語言、跨時空的協作,遠程工作的比例必然快速增長。零工、自由職業者等社會化用工組合的不斷滲透,不同工作地區、不同工作類型、不同工作方式的人通過遠程工作與協作完成共同的目標或任務是未來工作的必然趨勢,也將逐漸成為工作方式的主流選擇。

從勞動力市場角度看,易于接受新鮮事物、崇尚自我、注重生活品質和個人空間、關注個人體驗和即時激勵的新生代員工逐漸進入并成為職場的中堅力量,作為數字化原生代,他們更愿意選擇遠程協作而不是傳統的面對面工作。因此,針對這一趨勢變化,企業管理者尤其是人力資源管理者需要有清醒的認識并未雨綢繆。

2. 依賴透明、科學的目標管理

遠程工作在隨時隨地安排任務、下達指令方面必然存在障礙,因此遠程工作與協作對企業管理者的要求是:改變原有的上傳下達模式,各級管理者必須建立科學、清晰、透明的組織目標和團隊目標,與員工達成充分的共識;在此基礎上按照SMART原則將工作目標分解細化為具體的可執行、可驗證的步驟與任務;通過定期目標反饋與不定期溝通的反饋機制,實時跟蹤目標與任務的執行進度,通過激活每一個員工的自驅力,使其圍繞組織的共同目標自動自發地工作與協作。

Google公司的OKR原則強調組織與個人的目標對齊、挑戰性目標設定、組織透明度、團隊協作等,是遠程工作最佳實踐的典型代表。用友集團的GOT工具借鑒Google的OKR思想,強調組織目標設定、組織與團隊成員目標分解的研討過程,達成組織與個人的目標共識,在共識的基礎上將目標形成日??蓤绦?、可衡量的任務,并強調任務執行過程中的實時反饋與即時激勵,進而激發每個個體。

3. 文化引領的思維模式升級

如果不轉變思維模式,企業的經營管理模式自然無法支撐新時期的生產經營。因此,摒棄本位主義、各自為政的運作模式,將“計劃-組織-控制-協調-指揮”升級為建立“目標驅動、流程導向、任務響應”的思維模式,從組織和團隊的目標出發,建立目標驅動的協作文化,圍繞共同目標努力;建立健全的業務流程,各司其職完成任務并通過流程充分協作;建立任務響應機制,由事件或任務的響應來驅動不同團隊之間的協作。

華為公司的高速發展和高效協作就是通過文化驅動組織發展的,依靠組織的力量賦能人才發展,引入績效管理工具激活每一個個體和組織,進而實現企業和人才發展的共贏。因此,組織、文化、績效、人才的四輪驅動是引領企業高效遠程工作的基石。

4. 需要高效的協作共享服務平臺

隨時隨地辦公需要借助創新的IT技術和工具。以移動互聯、云計算等技術為基礎,整合內外部信息和流程,建立集消息中心、流程中心、數據中心為一體的云工作平臺是必然選擇。

云工作平臺重構組織邏輯,在此基礎上構建開放、互聯的協作平臺,實現內外部業務經營導向的互聯互通。首先是廣泛的社交溝通以及團隊協作,包括內部員工之間的溝通與協作,外部供應商、外部客戶、產業鏈上下游合作伙伴的溝通與協作等,充分利用視頻會議、智能機器人/助手、即時通訊等新科技手段實現流程管理、項目跟蹤、客戶互動、供應鏈協作等;其次是高效的數字化辦公,包括企業信息服務、咨詢問答、會議、用車、內薦、商旅服務、會務服務、內部商城等,通過云工作平臺實現數字化辦公;第三,根據業務需要構建可拓展的業務協同服務,包括審批、報表、報告、學習、入離職等服務。充分發揮移動社交、協作共享、內外部連接等作用,實現智慧與靈動的云辦公環境,充分激發個體創造力。

雙良集團利用云數字工作平臺實現了超過300%的協同效率提升。將原來的業務審批流程由7?10天縮減至1?3天,并且通過人人互聯、人企互聯實現高度協同,在提高工作透明度的同時,為組織提供員工績效評價依據。

同時,人力資源管理模式轉型為人力資源共享服務模式,以支撐遠程協作過程中的快速響應,即充分利用科技創新手段提供卓越的服務,形成智能、靈動、全員參與、卓越運營的人力資源服務平臺;其內核是將原有的人力資源管控業務職能(包括選、育、用、留、評)擴展為基礎管控與共享服務并舉的模式,既專注高效業務運營和全面員工服務,又能夠厘清管理界面并輸出管理價值;創新人力資源管理,將既有職能升級為卓越運營,傳統意義上的招聘將會延伸為社會化用工基礎上的人才選聘與內部人才供應;傳統意義上的培訓將會延伸為基于大數據和個體創造力激發的主動式學習、持續學習、社交與沉浸式體驗,以及移動與碎片化學習;傳統意義上的人才使用與配置,伴隨大數據、社交網絡分析等技術躍遷為基于人才畫像和人才圖譜等隱性創造力與顯性勝任力并舉的人才適配機制;科技創新使留住人才不再局限于薪酬、股權、期權、社保、福利等手段,而是升級為內部人才市場、人才共創平臺、事業合伙人/合弄制、愿景使命等驅動。

因此,人力資源共享服務再造人力資源管理體制,構建共創共享的人才賦能平臺,實現端到端、融合線上與線下的人力資源管理全業務流程,通過員工參與、卓越運營、集團管控和共享服務,賦能每一個創造價值的員工。

中國國際航空公司、首鋼集團、百威英博啤酒集團、德邦物流公司等通過構建人力資源共享服務中心,升級人力資源管理體系,實現業務標準化,提高服務效率,降低管理的時間成本和信息系統投入。

工作模式的轉變帶給管理者的思考

強調目標導向、流程驅動、任務響應,其核心可以歸結為一個關鍵詞:信任。對員工有效賦能、高度信任、充分授權,激發每一個員工的自動自發意識,建立目標驅動、高效協作的文化氛圍。并通過數字化手段解決協作問題來達成目標,而不是通過自上而下的管控手段來督促工作。

對于管理者來說,當務之急是要轉變核心思路,即從傳統的管控、監控轉變為建立互信的團隊文化、打造賦能的人才機制、激活每一個個體,構建互信互利、目標明確的團隊,打造團隊的確定性以應對企業和業務發展的不確定性。

此次疫情期間,提供辦公協作服務的軟件發揮了重大作用,包括阿里的釘釘、騰訊的企業微信、字節跳動的飛書、華為的Welink、用友的友空間等,一體化辦公協作軟件服務商悉數入局。當然還有Webex、Zoom、騰訊會議等視頻會議服務商,各種在線課堂、直播工具等提供商,從工具層面來講非常豐富,可選擇的范圍也非常廣泛,這些工具的快速發展倒逼企業轉變思維觀念、引入應用技術、變革管理模式、引領文化機制,使遠程工作逐步常態化?!?/div>

作者系用友網絡科技股份有限公司副總裁
編輯 程丹丹

來源:企業管理雜志